หลักการตรวจสอบระบบคุณภาพภายใน ISO 9001:2008 ภาค 2

วันนี้มาต่อกันกับหลักการตรวจสอบระบบคุณภาพภายใน ISO 9001:2008 ภาค 2 หรือภาคต่อนั่นเองครับ ขออนุญาตไม่ทบทวนของเก่านะครับ เรามาตรวจต่อกันเลย จากคราวที่แล้วเราลงพื้นที่ตรวจในส่วนของคนทำงาน หรือพนักงานที่ปฏิบัติการ วันนี้เราก็ตรวจต่อในด้านของ M Method หรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีการทำงาน หรือแล้วแต่จะเรียกตามบริษัทของท่านเอง

ในการตรวจเรื่องของวิธีการทำงานนั้น ใช่ว่าเราจะตรวจเพียง ทำตามที่เขียน แล้วเขียนอย่างที่ทำหรือเปล่า แต่เราจะต้องดูในด้านของการควบคุมเอกสาร การควบคุมบันทึกด้วย เริ่มตั้งคำถามกันเลยดีกว่า

"ขอโทษนะครับ ไม่ทราบว่าพี่ทำงานตรงนี้ต้องทำอะไรบ้างครับ" (ตั้งคำถามเปิดไว้ก่อน เพราะไม่รู้อะไรเลย)
"แล้วที่พี่อธิบายมา มันมีเขียนไว้ที่ไหนมั้ยครับ ถ้าผมเป็นพนักงานใหม่ ผมจะได้เอามาอ่านได้ง่ายหน่อย"

หากได้เอกสารมา ก็ตรวจดูเอกสารด้วยเลยว่า มีการอนุมัติให้ใช้มั้ย มันเป็นฉบับใหม่หรือฉบับเก่า จดๆ ไว้ด้วย เพราะ ณ ตอนนั้นอาจยังบอกไม่ได้ว่ามันเป็นฉบับปัจจุบันมั้ย ไว้ไปเทียบเคียงกับผู้ดูแลเรื่องเอกสารอีกที

"ที่พี่อธิบาย ตอนขั้นตอนแรก พี่มีบันทึกลงในแบบฟอร์มอะไรบ้างครับ" เราก็ตามไปดูแบบฟอร์มต่างๆ ค่อยๆ ดูข้อมูลในแบบฟอร์มนั้นอย่างละเอียด ทำความเข้าใจว่ามันเอาไปใช้อะไร ใครจำเป็นต้องใช้บ้าง มีบางช่องไม่ลงข้อมูลบ้างหรือไม่ ทำไมไม่ลง ลืมหรืออย่างไร อย่างลืมจด จด แล้วก็จดรายละเอียดของบันทึกไว้ด้วยล่ะ

เราก็ตรวจอย่างนี้ไปทีละขั้น อย่างข้ามขั้น เพราะจะทำให้เราเข้าใจในขั้นตอนการทำงาน แล้วเราก็ลองเช็คกลับไปที่ ระเบียบปฏิบัติ ว่ามีเขียนอ้างถึงไว้บ้างหรือไม่

"บันทึกต่างๆ ของพี่ เก็บยังไงครับ เก็บกี่ปี ครบกำหนดแล้วทำลายยังไง" แล้วก็ลองสุ่มตรวจบันทึกเก่าๆ ดู ว่ามันยังอยู่มั้ย ไอ้ที่หมดอายุเป็นยังงัย

ไม่ยากเลยใช่มั้ยครับ หากเรามั่นใจว่าเราทำได้ บวกกับการที่เราฝึกฝนบ่อยๆ ก็จะทำให้เราชำนาญขึ้น แล้วพบกันใหม่ในภาค 3

หลักการตรวจสอบระบบคุณภาพภายใน ISO 9001:2008 ภาค 1

มีคำถามมากมายจากการตรวจสอบระบบคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit) ว่าจะตรวจอย่างไรให้ครบถ้วน ได้ถูกต้อง ถึงจะตรงตามข้อกำหนดของ ISO 9001:2008 อีกทั้งที่เป็นคำถามยอดฮิตสำหรับมือใหม่เลยก็คือ จะตรวจอะไร จะถามอะไรดี ไม่รู้จะเริ่มที่ตรงไหน อืม งง! แม้มือเก่าก็ยังไม่วายที่จะพบกับปัญหาในเรื่องของการตรวจ อย่าว่าแต่ผู้ตรวจเลย (Auditor) ผู้ถูกตรวจ (Auditee) เองก็ยังเคลือบเคลืองสงสัยในใจแต่ไม่กล้าถามผู้ตรวจ เพราะกลัวว่าจะได้รับใบ CAR (Corrective Action Request) ว่าได้ที่ตรวจๆ อยู่นั่น มันจับผิดหรือเปล่า จำเป็นต้องตรวจ ต้องทำขนาดนั้นเชียวหรือ วันนี้เรามาพูดคุยกันในเรื่องนี้กันดีกว่า

เริ่มจากการเรียนรู้ในระบบการทำงานขององค์กรเราๆ กันก่อน ลองนึงถึงกระบวนการทำงานอะไรสักอย่างมาหนึ่งกระบวนการ ถ้านึกไม่ออก ผมนึกให้เลยล่ะกัน ผมนึกถึงกระบวนการผลิต เมื่อนึกถึงกระบวนการผลิต สิ่งที่จำเป็นสำหรับกระบวนการนี้มีอะไรบ้างครับ ตอบได้มั้ยเอ่ย แน่นอนคงเคยได้ยินคำว่า 4M กันมาบ้าง หมายความว่า จะผลิตอะไรก็ตามในกระบวนการทำงานต้องประกอบไปด้วย พนักงานผู้ปฏิบัติงาน (Man) เครื่องมือ เครื่องจักรในการทำงาน (Machine) วิธีการที่จะผลิตสินค้า (Method) และวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต (Material) สิ่งเหล่านี้คือ องค์ประกอบของเกือบทุกกระบวนการทำงาน ไม่ว่าจะกระบวนการฝึกอบรม กระบวนการจัดซื้อ กระบวนการขาย

ทำไมเราต้องเรียนรู้ถึงสิ่งเหล่านี้ เพราะสิ่งเหล่านี้คือองค์ประกอบที่เราจะต้องไปตรวจในระบบการทำ ISO 9001:2008 ว่าแล้วเราก็เริ่มไปตรวจกันดีกว่า

อันดับแรก ผมลงไปที่กระบวนการผลิต ผมไปเจอพนักงานคนหนึ่งที่มาคอยตอบคำถามผม ผมจึงเริ่มตรวจจาก พนักงาน (Man) ก่อน ก่อนจะถามอะไรอย่าลืมทำความคุ้นเคยกับพนักงานท่านนี้ก่อนนะ เขาจะได้ไม่เกร็ง ไม่งั้นคำตอบที่ได้มีแต่ ไม่ทราบ ไม่รู้ ไม่เคยสอน ไม่เคยได้ยินแน่ครับพี่น้อง การตรวจพนักงานปฏิบัติการก็ดูในเรื่องของการฝึกอบรม คำถามอาจจะเป็น

"ไม่ทราบว่าทำงานในตำแหน่งนี้มานานรึยังครับ"
"ถ้าเพิ่งเข้ามา มีการฝึกอบรมอะไรให้กับเราบ้าง ใครเป็นคนอบรม มีสอบด้วยรึป่าว ผ่านมั้ย ยากมั้ย" ถามๆ ไปเถอะ เหมือนกับว่าชวนคุยงัย คงไม่ต้องบอกนะว่าไอ้ที่ถามเนี่ยะมันอยู่ในข้อกำหนดข้อไหน

หากเราจะถามเรื่องหน้าที่รับผิดชอบ และคุณสมบัติประจำตำแหน่ง ก็ถามได้

"ไม่ทราบว่าพี่จบอะไรมาครับ ถึงได้มาทำอยู่ตำแหน่งนี้ได้"
"งานยากมั้ย เคยทำที่อื่นมาบ้างรึป่าว" ถามหาประสบการณ์ เพื่อเอาไปเช็คอีกทีว่าตรงกับที่ระบุไว้หรือเปล่า
"มีหน้าที่ประจำต้องทำอะไรบ้าง ต้องลงบันทึกอะไรบ้าง ตอนเลิกงานต้องรายงานใคร อย่างไรมั้ย เล่าให้ฟังหน่อย"

อ่านมาถึงตรงนี้พอจะมีแนวทางในการไปตรวจคนบ้างหรือยังครับ คงพอจะเห็นภาพ ซึ่งวันนี้ผมค้างเอาไว้เท่านี้ก่อน ไว้วันหลังจะมาต่อภาค 2 และภาคต่อๆ ไป