หลักการตรวจสอบระบบคุณภาพภายใน ISO 9001:2008 ภาค 1

มีคำถามมากมายจากการตรวจสอบระบบคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit) ว่าจะตรวจอย่างไรให้ครบถ้วน ได้ถูกต้อง ถึงจะตรงตามข้อกำหนดของ ISO 9001:2008 อีกทั้งที่เป็นคำถามยอดฮิตสำหรับมือใหม่เลยก็คือ จะตรวจอะไร จะถามอะไรดี ไม่รู้จะเริ่มที่ตรงไหน อืม งง! แม้มือเก่าก็ยังไม่วายที่จะพบกับปัญหาในเรื่องของการตรวจ อย่าว่าแต่ผู้ตรวจเลย (Auditor) ผู้ถูกตรวจ (Auditee) เองก็ยังเคลือบเคลืองสงสัยในใจแต่ไม่กล้าถามผู้ตรวจ เพราะกลัวว่าจะได้รับใบ CAR (Corrective Action Request) ว่าได้ที่ตรวจๆ อยู่นั่น มันจับผิดหรือเปล่า จำเป็นต้องตรวจ ต้องทำขนาดนั้นเชียวหรือ วันนี้เรามาพูดคุยกันในเรื่องนี้กันดีกว่า

เริ่มจากการเรียนรู้ในระบบการทำงานขององค์กรเราๆ กันก่อน ลองนึงถึงกระบวนการทำงานอะไรสักอย่างมาหนึ่งกระบวนการ ถ้านึกไม่ออก ผมนึกให้เลยล่ะกัน ผมนึกถึงกระบวนการผลิต เมื่อนึกถึงกระบวนการผลิต สิ่งที่จำเป็นสำหรับกระบวนการนี้มีอะไรบ้างครับ ตอบได้มั้ยเอ่ย แน่นอนคงเคยได้ยินคำว่า 4M กันมาบ้าง หมายความว่า จะผลิตอะไรก็ตามในกระบวนการทำงานต้องประกอบไปด้วย พนักงานผู้ปฏิบัติงาน (Man) เครื่องมือ เครื่องจักรในการทำงาน (Machine) วิธีการที่จะผลิตสินค้า (Method) และวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต (Material) สิ่งเหล่านี้คือ องค์ประกอบของเกือบทุกกระบวนการทำงาน ไม่ว่าจะกระบวนการฝึกอบรม กระบวนการจัดซื้อ กระบวนการขาย

ทำไมเราต้องเรียนรู้ถึงสิ่งเหล่านี้ เพราะสิ่งเหล่านี้คือองค์ประกอบที่เราจะต้องไปตรวจในระบบการทำ ISO 9001:2008 ว่าแล้วเราก็เริ่มไปตรวจกันดีกว่า

อันดับแรก ผมลงไปที่กระบวนการผลิต ผมไปเจอพนักงานคนหนึ่งที่มาคอยตอบคำถามผม ผมจึงเริ่มตรวจจาก พนักงาน (Man) ก่อน ก่อนจะถามอะไรอย่าลืมทำความคุ้นเคยกับพนักงานท่านนี้ก่อนนะ เขาจะได้ไม่เกร็ง ไม่งั้นคำตอบที่ได้มีแต่ ไม่ทราบ ไม่รู้ ไม่เคยสอน ไม่เคยได้ยินแน่ครับพี่น้อง การตรวจพนักงานปฏิบัติการก็ดูในเรื่องของการฝึกอบรม คำถามอาจจะเป็น

"ไม่ทราบว่าทำงานในตำแหน่งนี้มานานรึยังครับ"
"ถ้าเพิ่งเข้ามา มีการฝึกอบรมอะไรให้กับเราบ้าง ใครเป็นคนอบรม มีสอบด้วยรึป่าว ผ่านมั้ย ยากมั้ย" ถามๆ ไปเถอะ เหมือนกับว่าชวนคุยงัย คงไม่ต้องบอกนะว่าไอ้ที่ถามเนี่ยะมันอยู่ในข้อกำหนดข้อไหน

หากเราจะถามเรื่องหน้าที่รับผิดชอบ และคุณสมบัติประจำตำแหน่ง ก็ถามได้

"ไม่ทราบว่าพี่จบอะไรมาครับ ถึงได้มาทำอยู่ตำแหน่งนี้ได้"
"งานยากมั้ย เคยทำที่อื่นมาบ้างรึป่าว" ถามหาประสบการณ์ เพื่อเอาไปเช็คอีกทีว่าตรงกับที่ระบุไว้หรือเปล่า
"มีหน้าที่ประจำต้องทำอะไรบ้าง ต้องลงบันทึกอะไรบ้าง ตอนเลิกงานต้องรายงานใคร อย่างไรมั้ย เล่าให้ฟังหน่อย"

อ่านมาถึงตรงนี้พอจะมีแนวทางในการไปตรวจคนบ้างหรือยังครับ คงพอจะเห็นภาพ ซึ่งวันนี้ผมค้างเอาไว้เท่านี้ก่อน ไว้วันหลังจะมาต่อภาค 2 และภาคต่อๆ ไป